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Sistema de Turnos
Preguntas Frecuentes

La Propuesta

-- ORGANICE LA EXPERIENCIA DE SUS CLIENTES CON INTELIGENCIA --

El sistema de turnos le permite organizar la recepción y el flujo de sus visitantes acorde a las políticas de servicios de la empresa. El objetivo fundamental es pasar de un entorno de filas físicas a filas virtuales, para una gestión de servicios moderna y efectiva, garantizando equidad y el orden.

Los Beneficios

		COMODIDAD: provee a los visitantes un proceso de espera en un entorno confortable y relajado, con libertad de movilidad y con mayor nivel de información sobre los servicios, el proceso a seguir, la cantidad de turnos delante y el tiempo estimado de espera.
		EFICIENCIA: los clientes son clasificados a partir de los servicios seleccionados lo cual permite dirigirlos a Representantes con los conocimientos y habilidades requeridas. Los Representantes a su vez conocen de forma anticipada la razón de la visita lo cual le permite una mejor preparación.
		EQUIDAD: los visitantes solo hacen cola en la fila que se corresponde por el tipo de servicio requerido, lo cual disminuye notablemente el tiempo de espera.
		GERENCIA: Optimiza el manejo de los recursos ya que se dispone de información en línea sobre los aspectos mas relevantes de la gestión de servicios a través de los reportes estadísticos y tableros de control. Esto permite a la Organización determinar cuales son sus servicios mas y menos demandados, los representantes mas y menos eficientes, los días y horas pico, entre otros.

El Proceso

Funcionalidades Básicas

		Sistema modular e integrado, puede ser implementado con los modulo requeridos según las necesidades de la empresa.
		Multi-Sucursal con administración centralizada, permite la definición de políticas de servicios y otros parámetros del sistema aplicables a todas las oficinas para una operación uniforme.
		Múltiples idiomas, múltiples dispensadores de turnos, múltiples módulos multimedia en cada oficina.
		Los componentes de interface con los visitantes (menú de servicios, pantalla en televisor, ticket impreso) pueden adecuarse a la línea gráfica de la empresa.
		Definición y monitoreo de parámetros de umbral de servicios los cuales son reportados vía email: limite de visitantes por servicio, limite de visitantes por cola de espera, limite de tiempo por servicio, entre otros.
		Definición de alertas relativas a funcionamiento de los diferentes elementos de la solución, de modo que si alguno de los elementos falla, el personal técnico es notificado vía correo electrónico Fácil administración y acceso, todos los componentes son basados en tecnología web.
		No requiere de equipos ni materiales especiales, se instala en componentes estandares del mercado.

Proceso de Recepción

El proceso de recepción de visitantes y asignación de turnos es el punto de partida de la solución. La misma se realiza desde una terminal usada para facilitar información a los visitantes sobre los diferentes servicios y a la vez dispensar los turnos. Esta puede operar en un sofisticado kiosco de auto-servicios o en un computador estándar con un impresor de tickets. La finalidad principal de este modulo es insertar a los visitantes a las diferentes colas de servicios definidas en el sistema en función a la estructura de servicios de la empresa.

Espera en Cola

En la medida que se van asignando los turnos, el sistema va distribuyendo los mismo en las diferentes colas de servicios en base a diferentes criterios entre los cuales esta la prioridad. Durante ese proceso los visitantes esperan en un área definida para tales fines la cual utiliza un televisor o pantalla de computador para indicar el avance de los turnos. En esa pantalla los visitantes además de ver la distribución de los turnos que están siendo atendidos, también pueden visualizar los turnos en espera con lo cual se hacen una idea clara del orden que sigue cada cola de servicio. Con la finalidad de orientar y entretener a la audiencia, en este dispositivo se presentan videos y otro tipo de contenido que la empresa desee mostrar .

Entrega del Servicio

El ultimo paso del proceso de gestión de turnos lo constituye el de la entrega del servicio el cual es la razón de ser de la visita. Desde la perspectiva del sistema de turnos, se facilita una terminal de acceso web a cada instancia de aprovisionamiento de los servicios para que los mismos puedan realizar con efectividad las diferentes funciones: llamar el próximo turno en fila, redirigirlo a otros representantes si es necesario, concertar una cita, entre otros. A cada representante de servicio se le configura la lista de servicios que puede proveer de forma que el sistema sabe con exactitud quien puede atender cada turno de la manera mas efectiva.

TURNOS INTELIGENTES